L'Association Vaudoise de Rugby encourage la création de nouvelles structures d'accueil sur le canton. La procédure ci-dessous précise les tâches minimales requises permettant à un moniteur J+S consolidé Sport des Enfants de créer et gérer son association. L'AVR propose de prendre en charge la partie administrative du projet et de le soutenir sur le plan financier et matériel afin de permettre au moniteur de se concentrer sur sa mission première auprès des jeunes et ce, jusqu'à l'autonomie complète. La supervision du moniteur et de son projet est assurée par les référents administratifs, sportifs et arbitraux du secteur concerné.

Phase 1 / Définition de l'offre

L'AVR recommande de proposer aux enfants âgés de 8 à 12 ans un cours par semaine hors vacances le mercredi après-midi de septembre à juin près d'un regroupement scolaire constitué de classes de 5ème primaire. Le choix de la localité peut être affiné grâce aux données de l'atlas statistique du canton de Vaud. Ces données peuvent également aider à fixer le montant de la cotisation en complément d'une étude sur d'autres offres de sport concurrentes.

Phase 2 / Validation par la municipalité

Il est important de ne rien rendre officiel sans la validation préalable du projet par le Conseil Municipal ou le Service des Sports de la localité choisie. Un projet de statuts non signé pour la création de l'association doit y être joint et l'objet de la demande doit être clairement formulé :

• La mise à disposition d'un quart de terrain dans un créneau horaire de 2 heures

• L'allocation d'une subvention sur la base du nombre de moniteurs J+S, et d'enfants de moins de 20 ans

En Suisse, 2 personnes suffisent pour constituer une association. Un de nos référents sportifs et administratifs peuvent y figurer, le premier pour la supervision des entrainements, et le second pour structurer l'association et créer une offre J+S en vue de recevoir une subvention. Avant de constituer le dossier, il est nécessaire de créer un logo et de déterminer une adresse virtuelle d'association.

Il est fortement recommandé de faire apparaître dans le logo, les symboles et couleurs de l'héraldique de la localité, et les statuts doivent préciser le nom de la localité où l'association sera domiciliée. Juste le nom (et le NPA) et non pas l'adresse postale exacte.

Phase 3 / Activation de l'offre

L'offre sportive étant clairement identifiée et toutes les autorisations administratives ayant été obtenus, il convient maintenant de mettre en œuvre des actions concrètes selon un calendrier précis afin que le projet ait toutes les chances de réussir. L'AVR recommande de commencer dès le mois de janvier en sollicitant la Direction Technique Sportive pour une initiation en milieu scolaire afin de démarrer l'activité à la rentrée de septembre avec suffisamment d'enfants adhérents de la nouvelle école de rugby.

Phase 4 / Accompagnement initial

Immédiatement après la création d'une nouvelle école de rugby, L'Association Vaudoise de Rugby propose son aide pour une explication et l'application des conseils de ses guides, modèles et formulaires publiés en ligne dans la rubrique Ressources.